Bauprotokoll automatisch erstellen
Bausitzung aufnehmen, strukturiertes Protokoll mit Entscheiden, Pendenzen und Verantwortlichen erhalten — noch am selben Abend, nicht erst am Freitag darauf.
1. Bauablauf
EntscheidDecke 3. OG am 18.03. betoniert. Ausschalen vorgesehen 25.03.
2. Pendenz · Schalung 4. OG
PendenzAusführungsplan des Ingenieurbüros ausstehend.
Das Bauprotokoll ist das Dokument, das zählt, wenn ein Entscheid drei Monate später bestritten wird. Es ist gleichzeitig die Arbeit, die alle vor sich herschieben: zwei Stunden Sitzung, sechs Seiten handschriftliche Notizen und eine Reinschrift am nächsten Abend, wenn die Hälfte der Details schon weg ist.
Cantaia nimmt die Sitzung über Telefon oder Notebook auf, transkribiert die Tonspur und verfasst daraus ein strukturiertes Protokoll: Teilnehmende, Traktanden in der behandelten Reihenfolge, gefasste Entscheide und offene Pendenzen mit Verantwortlichem und Termin. Sie lesen gegen, korrigieren und verteilen.
Was sich ändert
Am selben Tag verfasst
Transkription und Reinschrift laufen direkt nach der Sitzung. Das Protokoll geht raus, solange die Diskussion bei allen noch präsent ist.
Immer dieselbe Struktur
Gleiches Raster in jeder Sitzung: Kopf, Teilnehmende, nummerierte Traktanden, Entscheide, Pendenzen. Die Nummerierung läuft von Protokoll zu Protokoll weiter.
Pendenzen bleiben sichtbar
Jede offene Pendenz wird auf Wunsch zur Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin — sichtbar im Projekt, nicht nur in einem Dokument.
Saubere Verteilung
PDF-Export, Versand an die Teilnehmenden aus der Anwendung heraus und Ablage des Dokuments im Projekt samt Versanddatum.
So funktioniert es
- Schritt 01
Aufnehmen
Das Mikrofon des Telefons genügt. Lange Aufnahmen werden vor der Transkription automatisch komprimiert und aufgeteilt.
- Schritt 02
Transkribieren lassen
Die Tonspur wird transkribiert und anschliessend ausgewertet: Themen, Wortmeldungen und Entscheide werden erkannt.
- Schritt 03
Gegenlesen
Das Protokoll öffnet sich in einem Editor mit Abschnitten. Sie schärfen eine Formulierung, ergänzen ein Traktandum, streichen Überflüssiges.
- Schritt 04
Abschliessen und senden
Nach dem Abschluss wird das Protokoll gesperrt, als PDF exportiert und an die Teilnehmenden versandt. Das Versanddatum bleibt erhalten.
Für wen konkret
Die Lösung richtet sich an Bauführer und Bauleitungen mit wöchentlicher Sitzung zusammen mit Bauherrschaft, Planern und Unternehmern. Je länger die Sitzung und je mehr Beteiligte, desto grösser wird die Lücke zwischen dem Gesagten und dem, was im Protokoll landet — genau dort wirkt die Transkription.
Das Protokoll bleibt ein Dokument, das Sie unterzeichnen. Cantaia liefert eine vollständige und getreue Grundlage; die redaktionelle Verantwortung — was festgehalten, anders formuliert oder weggelassen wird — bleibt bei Ihnen.
Häufige Fragen
In welcher Sprache wird das Protokoll verfasst?
Auf Deutsch, Französisch oder Englisch, unabhängig von der Sprache während der Sitzung. Eine auf Schweizerdeutsch geführte Sitzung ergibt ein Protokoll in Standarddeutsch oder auf Französisch.
Was geschieht mit der Tonaufnahme?
Sie wird beim Projekt im Dateibereich Ihrer Organisation abgelegt und bleibt verfügbar, bis Sie sie löschen. Die Rohtranskription liegt neben dem verfassten Protokoll.
Geht das auch mit handschriftlichen Notizen statt einer Aufnahme?
Ja, bei Baustellenbesuchen: Ein Foto Ihrer Notizen wird ausgewertet — inklusive Skizzen und aufgenommener Masse — und fliesst wie eine Tonaufnahme in den Bericht ein.
Verschicken Sie Ihr nächstes Protokoll noch am selben Abend
Eine Sitzung aufnehmen, transkribieren lassen, das Ergebnis gegenlesen. Ohne Kreditkarte.